Ledger da folha de pagamento: o que é e como funciona

O que é um livro de folha de pagamento?

Um livro de folha de pagamento é um registro abrangente que rastreia todas as transações de folha de pagamento. Ele registra salários, retenção de impostos, deduções de benefícios, impostos sobre empregadores e pagamento líquido para cada funcionário. Também conhecido como livro salarial ou contábil, seu principal objetivo é organizar dados da folha de pagamento em um local centralizado. Basicamente, registra pagamentos feitos aos funcionários e contratados durante cada período de pagamento. Ele também pode se integrar ao Ledger em sistemas contábeis para exibir a despesa total da folha de pagamento. A manutenção de um livro de folha de pagamento é essencial para rastreamento financeiro preciso, apoiar auditorias e garantir a conformidade com os regulamentos tributários e trabalhistas.

Ao usar um, as empresas podem ver claramente o quanto pagam em salários e deduções ao longo do tempo. Ele também fornece a documentação necessária, caso os reguladores solicitem prova de práticas de folha de pagamento. O livro pode ser mantido em uma planilha ou gerado pelo software de folha de pagamento que inclui um modelo de contabilidade da folha de pagamento. É um registro detalhado que se conecta a demonstrações financeiras mais amplas e suporta entradas contábeis adequadas.

Por que você precisa de um livro de folha de pagamento?

Um livro de folha de pagamento é essencial para o gerenciamento adequado da folha de pagamento. Isso melhora a precisão, fornecendo um registro detalhado que reduz o risco de erros em salários, impostos, deduções e pagamento líquido. Isso garante a conformidade e oferece documentação clara para registros e auditorias fiscais. Além disso, ele exibe os custos totais de mão -de -obra por períodos específicos, permitindo que os empresários planejem suas despesas gerais de folha de pagamento. A reconciliação dos dados da folha de pagamento com relatórios contábeis também economiza tempo, pois as empresas podem alinhar entradas de folha de pagamento com contas gerais de contabilidade. Além disso, os ledgers da folha de pagamento promovem a transparência, facilitando para os funcionários, contadores e auditores revisar os itens da folha de pagamento. Eles também mantêm todas as informações da folha de pagamento em um registro organizado, impedindo arquivos dispersos ou documentos incompletos.

Um livro de folha de pagamento bem conservado apoia o crescimento dos negócios, fornecendo informações claras e estruturadas sobre o passivo da folha de pagamento. Torna -se especialmente útil durante a temporada tributária, detalhando os valores exatos retidos e pagos. Ao implementar efetivamente esse sistema ou modelo, as empresas podem minimizar erros manuais e reduzir as despesas operacionais.

Como criar um livro de folha de pagamento?

• Escolha um formato. Use o Excel, o Google Sheets ou um modelo de contabilidade de folha de pagamento.
• Rótulo de colunas de teclas, como o nome do funcionário, o ID do funcionário, o período de pagamento e a data de pagamento.
• Adicione colunas de detalhes de pagamento. Eles devem incluir horas regulares, horas extras, salário bruto e deduções fiscais.
• Incluir deduções. Adicione colunas para impostos federais, imposto estadual, seguro e benefícios.
• Adicione outras colunas de dedução, como seguro de saúde, aposentadoria e enfeites.
• Adicione colunas para os custos do empregador. Isso inclui a Seguro Social do Empregador, o Medicare e a FutA/Suta.
• Não se esqueça da coluna de pagamento líquido. Calcule o pagamento bruto menos todas as deduções para cada linha.
• Dados de entrada por período de pagamento. Digite uma linha por funcionário por folha de pagamento.
• Certifique -se de salvar e proteger o arquivo. Armazene -o em uma pasta chamada “Informações da folha de pagamento” ou algo semelhante.
• Atualizar regularmente; Publique entradas semanalmente ou mensalmente de acordo com o seu cronograma de folha de pagamento.

Como usar um modelo de contabilidade de folha de pagamento

• Faça o download ou abra um modelo de fontes confiáveis ​​ou software de contabilidade.
• Personalize cabeçalhos. Ajuste os campos, como período de pagamento ou tipos de dedução, para atender às suas necessidades de folha de pagamento.
• Digite informações do funcionário. Preencha o nome do funcionário, o ID e o status nas colunas de modelo.
• Preencha os dados de pagamento de forma consistente. Adicione pagamento bruto, horas, deduções e pagamento líquido para cada período.
• Use fórmulas. Aplique cálculos automáticos para pagamento bruto, totais de impostos e pagamento líquido.
• Revise regularmente. Certifique -se de que os dados sejam precisos, verificando cruzamentos com stubs de pagamento ou folhas de tempo.
• Salve versões pelo ciclo da folha de pagamento e use folhas ou arquivos separados.
• Verifique se o modelo está seguro limitando o acesso, mantendo backups e criptografando, se necessário.

Automatizando ledgers da folha de pagamento

A automação facilita a folha de pagamento do razão. O software da folha de pagamento pode criar automaticamente um relatório de contabilidade e resumo da folha de pagamento. Especificamente, você insere os dados dos funcionários uma vez e o sistema gera entradas salariais, deduções, impostos sobre empregadores e pagamento líquido. Além disso, publica entradas em um relatório de resumo da folha de pagamento ou periódico de folha de pagamento, que vincula diretamente o seu livro geral. Como resultado, a automação remove erros de cálculo manual e acelera significativamente o processo. Ele também atualiza com as regras tributárias atuais, mantendo a conformidade sob controle. Além disso, o software pode gerar um relatório do estilo de modelo de folha de pagamento com apenas um clique. Em muitos casos, ele se integra aos sistemas contábeis para transferência contínua de despesas com folha de pagamento para o livro geral. Ledgers de folha de pagamento automatizados salva os dados sensíveis ao uso de segurança e otimizar a recuperação de registros para auditorias ou revisões.

Benefícios do uso de um livro de folha de pagamento

Existem vários benefícios do uso de um livro de folha de pagamento. Vamos discutir os mais importantes.

Melhorando a precisão

Um Ledger da folha de pagamento garante o cálculo preciso do pagamento bruto dos funcionários, retenção de impostos, deduções de benefícios e pagamento líquido. Reduz o erro humano e ajuda a pegar erros antes que eles se tornem caros. Também está alinhado com precisão com stubs de pagamento e entradas contábeis.

Reduzindo custos

Um livro ajuda a rastrear todas as despesas com folha de pagamento claramente. Isso permite que as empresas controlem os custos da mão -de -obra, evitem excedentes orçamentários e reduzem a sobrecarga administrativa, eliminando o trabalho redundante e corrigindo erros mais cedo.

Economizando tempo

Ter um livro de folha de pagamento permite acesso rápido aos totais, tendências e registros individuais da folha de pagamento. Ele elimina a pesquisa manual através de faturas ou e -mails. Economiza tempo em relatórios, arquivamento de impostos e auditoria.

Proteger dados

Um livro de folha de pagamento digital armazena informações de folha de pagamento sensíveis. Com backups e controle de acesso, ele protege os dados da perda ou adulteração. Serve como evidência em caso de uma revisão de auditoria ou conformidade.

Transparência

Um livro de folha de pagamento oferece clareza para funcionários, equipes de finanças e auditores. Ele mostra uma quebra de formato padrão de salários, impostos e deduções. Ele cria confiança e suporta revisão interna e auditorias externas.

Centralização

Uma folha de pagamento do Redger consolida os registros da folha de pagamento em um arquivo ou sistema, o que impede as planilhas dispersas ou os silos de dados. Essa centralização simplifica a manutenção de registros e garante consistência nos períodos. Também se integra ao Ledger geral, fornecendo visibilidade contábil total.

Exemplo de contagem de folha de pagamento

Aqui está um exemplo simples de uma entrada mensal de contabilidade para um funcionário em um período de pagamento.

O livro de folha de pagamento deve incluir colunas para impostos sobre empregadores. Por exemplo, a contribuição do empregador para a Seguridade Social é de US $ 4.500. Ele também deve exibir horas de horas extras ou bônus, se aplicável. Se houver vários funcionários, cada um terá uma linha separada para cada período de pagamento, com as mesmas colunas.

Este exemplo mostra como pode ser a sua entrada no livro de folha de pagamento. Inclui a data de entrada, período de pagamento, valor salarial, deduções de impostos sobre folha de pagamento, outras deduções e o pagamento líquido resultante para cada funcionário. O processo de contabilidade da folha de pagamento suporta entradas de contabilidade e se conecta aos totais no livro geral.

Perguntas frequentes sobre ledgers da folha de pagamento

É natural ter dúvidas sobre livros de folha de pagamento, especialmente para usuários iniciantes. Aqui estão algumas perguntas frequentes a serem consideradas.